Im Interview: Markus Vollerthun, Geschäftsführer Veranstaltungsdienst Paul Mayr GmbH & Co. KG (VD Mayr) ist dieses Jahr Speaker auf der BVSW SecTec (21.-22. April 2026 in München)
Die VD Mayr zählt zu den führenden Anbietern für die flexible Betreuung von sportlichen, gesellschaftlichen und kulturellen Veranstaltungen. Beim Recruiting setzt das mittelständische Traditionsunternehmen auf Künstliche Intelligenz (KI), um die Prozesse effizienter zu gestalten. Wir haben mit dem Geschäftsführer Markus Vollerthun über seine Erfahrungen gesprochen
Wo liegen die größten Herausforderungen beim Recruiting in Ihrem Unternehmen?
Wir sind auf die Sicherung von Veranstaltungen spezialisiert, von Sportevents wie Fußballspielen über Kulturveranstaltungen, etwa in der Oper oder im Münchner Prinzregententheater, bis hin zu Messen. Zudem bieten wir klassischen Objektschutz an.
Gerade im Veranstaltungsbereich müssen wir zu bestimmten Zeitpunkten sehr viele Mitarbeiter gleichzeitig einstellen. Dieses punktuelle High-Volume-Recruiting bedeutet einen enormen organisatorischen Aufwand.
Was heißt das konkret?
Nehmen wir mal den Sportbereich als Beispiel:Für die Sicherung eines Fußballspiels benötigen die Mitarbeiter grundsätzlich zwei Basis-Qualifikationen: Die Unterrichtung nach §34a GewO sowie die Schulung zur Qualifizierung Sicherheits- und Ordnungsdienste, kurz „QuaSOD“ vom DFB.
Früher wurden diese Vorrausetzungen den Bewerbern immer bei einem Gruppentermin vermittelt. Zu diesen Terminen hat unser Recruiting etwa zehn Bewerber gleichzeitig eingeladen. Ein solcher Termin dauerte rund zwei Stunden, hinzu kam etwa eine Stunde jeweils für Vor- und Nachbereitung. Haben Bewerber ihre Termine abgesagt, verschoben oder gab es Nachfragen, erhöhte sich der Aufwand entsprechend. Diese Voraussetzungen erklärt heute sehr geduldig und ausführlich unsere KI den Bewerbern und entlastet dadurch massiv die Personalabteilung.
Was war der Auslöser, sich mit KI im Recruiting zu beschäftigen?
Wir hatten uns Anfang 2025 Wachstumszeile bis 2030 gesetzt und wollten diese erreichen, ohne die Verwaltungskosten zu erhöhen. Im Zuge der Überlegung, wie wir das erreichen, bin ich eher zufällig bin ich bei einer Recherche darauf gestoßen, dass KI auch im Recruiting unterstützen kann. Ab diesem Zeitpunkt haben wir das Thema konsequent weiterverfolgt, bis wir eine passende Lösung gefunden hatten.
Wie sind Sie bei der Auswahl eines KI-Tools vorgegangen?
Es gibt tatsächlich mehrere Anbieter, die sich auf den ersten Blick ähneln. Wir haben uns sechs oder sieben Lösungen genauer angesehen.
Unsere zentrale Anforderung lag darin, unseren gesamten Onboarding-Prozess abzubilden – von der Bewerbung über das Job-Portal, über die Terminvereinbarung zum Vorstellungsgespräch bis hin zur Vertragserstellung. Gleichzeitig sollte die Lösung eine gewisse Wirtschaftlichkeit bieten. Das konnte nur unser aktueller Partner Paul’s Job leisten.
Wie hat sich Ihr Recruiting-Prozess durch den Einsatz von KI verändert?
Vor der Einführung haben wir für die Auswahl und Einstellung von 50 Personen rund 40 Arbeitsstunden benötigt, heute schaffen wir das in ca. 15 Minuten. Die KI übernimmt einen Großteil der administrativen Tätigkeiten, das heißt sie überprüft die formalen Voraussetzungen, vereinbart Termine und kann bei eventuellen grundlegenden Fragen schon weiterhelfen.
Hat sich die Passgenauigkeit der Mitarbeitenden verbessert?
Die KI kann bereits eine gute Vorauswahl treffen und das hilft tatsächlich dabei, die Passgenauigkeit zu verbessern.
Nehmen wir als Beispiel Empfangsmitarbeiter: Hier sind gute Deutschkenntnisse, Freundlichkeit und Kritikfähigkeit entscheidend. Diese Aspekte werden in einem telefonischen Erstgespräch überprüft, das nun von der KI geführt wird.
Selbstverständlich werden die Bewerber vorab darüber informiert, dass sie mit einer KI sprechen. Doch diese Lösung verbessert auch die sogenannte Candidate Experience deutlich und bietet damit Vorteile für alle: Gespräche können jederzeit stattfinden, was die Terminfindung vereinfacht und die Prozesse beschleunigt.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihr System im Sinne Ihrer Anforderungen arbeitet?
Die KI ist ein Werkzeug. Entscheidend ist, wie sie konfiguriert und trainiert wird.
Zu Beginn war daher eine gewisse Justierarbeit notwendig, um der KI unseren Unternehmensspirit zu vermitteln. Jede Antwort musste zunächst durch einen Mitarbeiter freigegeben werden. Wir haben definiert, welche Formulierungen verwendet werden dürfen und welche Spielräume die KI hat.
Ein Beispiel: Formal müssen die Sicherheitskräfte zu Einsatzbeginn mindestens 18 Jahre alt sein. Die KI würde also alle Bewerber unter 18 rigoros ausschließen. Wir mussten ihr beibringen, dass Bewerbungen ab etwa17,5 Jahren sinnvoll sind, da zwischen der Bewerbung und dem ersten Einsatz Zeit vergeht.
Auch im laufenden Betrieb bleibt diese Feinjustierung wichtig. So kann es vorkommen, dass die KI Dinge tut, die nicht zur gewünschten Kommunikation passen, etwa, dass sie einen zu lockeren Ton anschlägt oder plötzlich Emojis in ihren Antworten verwendet. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig ein Auge auf die Kommunikation zu haben und bei Bedarf nachzubessern.
Wie wurde das Tool in Ihrem Unternehmen angenommen?
Sehr positiv, auch weil wir unsere Personalabteilung von Anfang an aktiv in den Prozess einbezogen haben. Wir haben ihnen den Einsatz von KI vorgeschlagen und bewusst ihre Einschätzung dazu eingeholt. Sie haben das Potenzial erkannt und das Thema dann auch intern konsequent mit vorangetrieben. Für unsere drei Mitarbeiterinnen in der Personalabteilung sind durch den Einsatz der KI vor allem die repetitiven und administrativen Aufgaben deutlich weniger geworden. Dadurch können sie sich heute mehr auf die Bereiche konzentrieren, die bewusst in menschlicher Hand bleiben sollten, nämlich den direkten Austausch mit Bewerbern sowie die individuelle Vertragsgestaltung.
Gerade die persönliche Komponente ist aus unserer Sicht weiterhin entscheidend und wird durch den Einsatz von KI nicht ersetzt, sondern gestärkt.
Vielen Dank für das Gespräch!